4.5 Menyeimbangkan Jenis Pekerjaan dalam Portfolio
Setelah kita punya peta inisiatif, kita perlu memastikan portfolio tidak hanya berisi satu jenis pekerjaan saja. Ini masalah yang lebih umum dari yang Anda kira. Banyak organisasi yang tanpa sadar membangun portfolio yang timpang.
Saya pernah melihat perusahaan yang selama dua tahun hanya mengerjakan new build. Setiap kuartal meluncurkan fitur baru, produk baru, platform baru. Tim merasa produktif. Stakeholder senang karena ada sesuatu yang baru untuk ditunjukkan. Tapi setelah dua tahun, aplikasi mereka mulai lambat. Data tidak konsisten. Security celah di mana-mana. Technical debt menumpuk seperti gunung. Tiba-tiba mereka tidak bisa meluncurkan fitur baru lagi karena semuanya harus diperbaiki dulu.
Sebaliknya, saya juga pernah melihat organisasi yang terlalu fokus pada maintenance dan compliance. Semua energi habis untuk menjaga sistem tetap berjalan dan memenuhi regulasi. Tidak ada inovasi. Tidak ada peningkatan kapasitas. Mereka aman, tapi perlahan kehilangan relevansi di pasar.
Keseimbangan bukan sekadar konsep yang bagus. Ini soal kelangsungan organisasi.
Diagram berikut menunjukkan sembilan jenis pekerjaan dalam portfolio, serta dua contoh ketimpangan yang umum terjadi dibandingkan dengan portfolio ideal yang seimbang.
Jenis pekerjaan dalam portfolio bisa kita lihat dari beberapa sudut. Ada new build, yaitu pekerjaan membangun sesuatu yang belum ada sebelumnya. Ada improvement, yaitu membuat yang sudah ada menjadi lebih baik tanpa mengubah fondasi. Ada maintenance, yaitu menjaga agar sistem tetap berjalan. Ada revamp, yaitu mengubah secara signifikan sistem yang sudah ada. Ada modernization, yaitu memperbarui teknologi tanpa mengubah fungsi bisnis. Ada operation, yaitu pekerjaan harian menjalankan proses. Ada compliance, yaitu pekerjaan untuk memenuhi aturan dan regulasi. Ada platform, yaitu membangun fondasi yang dipakai oleh banyak inisiatif lain. Ada security, yaitu melindungi aset organisasi. Dan ada technical debt, yaitu pekerjaan membersihkan hutang teknis yang tertunda.
Masing-masing jenis ini punya karakter berbeda. New build memberikan value baru tapi risikonya tinggi. Maintenance tidak menarik tapi tanpanya sistem akan runtuh. Compliance tidak menghasilkan pendapatan tapi tanpanya organisasi bisa kena sanksi. Platform tidak langsung terlihat manfaatnya tapi menjadi pengungkit untuk semua inisiatif lain.
Masalahnya, dalam proses filtering yang sudah kita bahas di subbab sebelumnya, inisiatif jenis maintenance, compliance, dan technical debt sering kalah bersaing. Nilainya sulit diukur. Urgensinya tidak terasa sampai terlambat. Sementara new build dan improvement punya value yang lebih mudah diperlihatkan. Akibatnya, portfolio alami akan miring ke pekerjaan yang terlihat menarik.
AI bisa membantu di sini. Dengan AI-adjusted effort, banyak pekerjaan maintenance dan compliance yang tadinya mahal menjadi lebih murah. Sebuah inisiatif compliance yang dulu butuh tiga bulan kerja manual, sekarang bisa selesai dalam tiga minggu dengan bantuan AI untuk review dokumen dan otomatisasi pelaporan. Ini membuat inisiatif jenis ini lebih feasible untuk dimasukkan ke portfolio.
Tapi AI bukan solusi otomatis. Keputusan tetap harus diambil secara sadar. Portfolio yang sehat perlu proporsi yang disepakati sejak awal. Misalnya, tiga puluh persen untuk new build dan improvement, dua puluh persen untuk maintenance dan operation, dua puluh persen untuk platform dan security, lima belas persen untuk compliance, dan lima belas persen untuk technical debt. Angka ini bisa berbeda untuk setiap organisasi, tapi yang penting ada kesepakatan.
Tanpa keseimbangan ini, organisasi akan terus bergerak ke arah yang paling mudah, bukan yang paling sehat. Dan ketika krisis datang, biasanya sudah terlambat untuk memperbaikinya.
Setelah kita menyeimbangkan jenis pekerjaan, langkah selanjutnya adalah merencanakan kapasitas lintas fungsi. Karena portfolio yang seimbang sekalipun tidak akan berjalan jika tidak ada kapasitas yang cukup untuk mengerjakannya.