6.2 Data Minimum yang Harus Dikumpulkan
Setelah Anda mulai mendata aplikasi yang ada, pertanyaan berikutnya pasti muncul: data apa saja yang perlu dicatat? Banyak tim yang langsung membuat spreadsheet dengan puluhan kolom. Nama aplikasi, versi, bahasa pemrograman, framework, database, server, vendor, kontrak, nomor lisensi, tanggal maintenance, nama PIC teknis, nama PIC bisnis, dan seterusnya. Hasilnya? Spreadsheet itu tidak pernah selesai diisi. Terlalu banyak detail yang harus dikejar, sementara pemilik aplikasi sibuk dengan pekerjaan sehari-hari.
Kuncinya bukan pada kelengkapan data, tetapi pada kecukupan data untuk mengambil keputusan. Anda tidak perlu tahu versi persis library yang dipakai sebuah aplikasi untuk memutuskan apakah aplikasi itu perlu dimodernisasi atau tidak. Anda cukup tahu beberapa hal inti.
Pertama, nama dan fungsi aplikasi. Ini terdengar sepele, tetapi banyak organisasi yang punya aplikasi dengan nama berbeda tetapi fungsi sama. Atau sebaliknya, satu nama aplikasi dipakai untuk beberapa fungsi yang sebenarnya berbeda. Catat fungsi utama dalam satu kalimat sederhana. Misalnya: “aplikasi ini mengelola pengajuan cuti karyawan” atau “aplikasi ini mencatat pesanan pelanggan dari toko fisik.”
Kedua, pemilik dan pengguna. Pemilik adalah orang atau tim yang bertanggung jawab terhadap aplikasi itu. Bisa dari IT, bisa dari fungsi bisnis. Pengguna adalah siapa saja yang memakai aplikasi itu sehari-hari. Jangan bingung antara pemilik dan pengguna. Satu aplikasi bisa dipakai oleh ratusan orang, tetapi pemiliknya hanya satu tim. Data ini penting karena ketika Anda ingin mengubah sesuatu, Anda harus tahu siapa yang perlu diajak bicara dan siapa yang akan terdampak.
Ketiga, criticality. Ini adalah penilaian tentang seberapa penting aplikasi itu bagi organisasi. Apakah aplikasi ini menghentikan operasi jika mati? Atau hanya menyebabkan ketidaknyamanan sementara? Anda bisa menggunakan skala sederhana: kritis, penting, atau penunjang. Aplikasi kritis adalah yang jika mati, perusahaan berhenti berjalan. Aplikasi penting menyebabkan gangguan besar tetapi masih bisa ditangani sementara. Aplikasi penunjang tidak menghentikan operasi utama.
Keempat, status aplikasi. Apakah aplikasi ini masih aktif dikembangkan? Atau hanya dipelihara? Atau sudah tidak dipakai tetapi belum dimatikan? Status ini membantu Anda membedakan aplikasi yang masih bernilai dari yang hanya menjadi beban.
Kelima, biaya. Catat biaya operasional tahunan, termasuk lisensi, hosting, maintenance, dan tenaga kerja yang merawatnya. Anda tidak perlu angka yang presisi sampai rupiah terakhir. Cukup perkiraan yang masuk akal. Data ini penting untuk membandingkan biaya dengan nilai yang diberikan.
Keenam, kondisi operasional. Ini mencakup hal-hal seperti seberapa sering aplikasi bermasalah, berapa lama waktu pemulihan jika rusak, dan apakah ada dokumentasi yang memadai. Aplikasi yang sering error dan tidak punya dokumentasi adalah kandidat yang perlu diperhatikan.
Mulailah dengan data minimum ini. Jangan menunda inventarisasi hanya karena Anda merasa datanya belum sempurna. Spreadsheet dengan enam kolom yang terisi lima puluh aplikasi lebih berharga daripada spreadsheet kosong dengan tiga puluh kolom yang dirancang sempurna. Anda bisa menambahkan detail lain nanti saat benar-benar dibutuhkan.
Berikut adalah contoh template tabel yang bisa Anda salin ke spreadsheet atau dokumen markdown:
| Nama Aplikasi | Fungsi Utama | Pemilik (Tim/Orang) | Pengguna | Criticality | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| CutiOnline | Mengelola pengajuan cuti karyawan | Tim HR Digital | Semua karyawan | Tinggi | Active |
| POS-Toko | Mencatat pesanan pelanggan dari toko fisik | Tim Retail | Kasir toko | Tinggi | Active |
| LaporanKeuangan | Menghasilkan laporan laba rugi bulanan | Tim Finance | Manajer keuangan | Sedang | Legacy |
| PortalBerita | Menampilkan berita internal perusahaan | Tim Komunikasi | Semua karyawan | Rendah | Underused |
| AplikasiLama | Sistem inventaris warisan | Tidak jelas | 2 orang | Rendah | Fragile |
Setelah data terkumpul, langkah selanjutnya adalah membaca siklus hidup setiap aplikasi. Tidak semua aplikasi perlu dipertahankan. Beberapa sudah waktunya pensiun. Beberapa perlu dimodernisasi. Dan beberapa mungkin sudah tidak dipakai, tetapi masih berjalan dan menghabiskan biaya.