6.1 Kenapa Harus Tahu Apa yang Sudah Ada
Bayangkan ini: Anda baru bergabung sebagai arsitek di sebuah perusahaan yang sudah beroperasi lebih dari sepuluh tahun. Minggu pertama, tim bisnis datang dengan permintaan integrasi. Mereka ingin aplikasi CRM baru terhubung dengan sistem yang menangani data pelanggan. Anda bertanya, sistem apa yang sekarang dipakai? Tim bisnis menjawab, “Yang lama, namanya entah apa, pokoknya sistem itu ada.” Anda tanya ke tim IT, mereka bilang, “Kami dengar ada aplikasi itu, tapi tidak ada yang maintain. Mungkin masih jalan di suatu server.”
Situasi ini bukan cerita langka. Hampir setiap organisasi yang sudah berumur memiliki aplikasi yang tidak tercatat dengan baik. Ada aplikasi yang dibangun oleh tim yang sudah bubar. Ada yang dibeli oleh divisi tertentu tanpa sepengetahuan IT. Ada yang masih berjalan karena tidak ada yang berani mematikannya. Ketika permintaan integrasi datang, tim tidak punya gambaran utuh tentang apa yang sudah ada. Akibatnya, estimasi menjadi tebak-tebakan. Risiko muncul di tengah jalan karena ternyata aplikasi yang akan diintegrasikan sudah usang atau tidak punya dokumentasi API.
Masalah ini tidak hanya terjadi pada perusahaan besar. Perusahaan kecil pun bisa mengalaminya, terutama jika pertumbuhan aplikasi terjadi secara organik tanpa koordinasi. Satu tim membuat aplikasi untuk kebutuhan sendiri, tim lain membuat aplikasi serupa dengan teknologi berbeda. Tidak ada yang mencatat. Tidak ada yang melihat gambaran besar.
Kebutuhan dasarnya sederhana: organisasi perlu tahu aplikasi apa saja yang dimiliki, apa fungsinya, siapa yang memakainya, dan bagaimana kondisinya. Informasi ini bukan untuk proyek enterprise architecture yang besar dan mahal. Ini untuk keperluan praktis sehari-hari. Ketika ada permintaan baru, arsitek bisa langsung melihat apakah sudah ada aplikasi yang bisa memenuhi kebutuhan itu. Ketika ada usulan modernisasi, tim bisa menilai apakah aplikasi yang dimaksud masih layak dipertahankan. Ketika ada rencana integrasi, tim bisa tahu sistem mana yang perlu diajak bicara.
Sayangnya, banyak organisasi menganggap inventarisasi sebagai pekerjaan administrasi yang membosankan. Mereka lebih suka langsung membangun hal baru daripada merapikan yang lama. Akibatnya, masalah menumpuk. Aplikasi yang tidak terpakai tetap berjalan dan menghabiskan biaya. Aplikasi yang duplikat membuat data tidak konsisten. Aplikasi yang rapuh menjadi sumber insiden.
Padahal, inventarisasi tidak perlu sempurna dari awal. Cukup catat nama aplikasi, fungsi utamanya, pemiliknya, dan perkiraan penggunanya. Data ini sudah cukup untuk mulai mengambil keputusan. Seiring waktu, informasinya bisa diperkaya. Yang penting adalah memulai.
Di era AI, inventarisasi juga bisa dibantu. AI bisa membaca dokumentasi yang ada, merangkum fungsi aplikasi, dan mendeteksi pola duplikasi. Tapi AI tidak bisa menggantikan keputusan manusia. Manusialah yang harus memverifikasi, menilai, dan memutuskan apa yang perlu dilakukan dengan informasi itu.
Subbab ini adalah ajakan untuk melihat inventarisasi sebagai langkah awal yang praktis. Bukan proyek besar. Bukan beban tambahan. Tapi fondasi untuk bekerja lebih cerdas. Setelah kita tahu apa yang sudah ada, langkah selanjutnya adalah menentukan data apa yang perlu dikumpulkan agar inventarisasi itu benar-benar bisa dipakai untuk mengambil keputusan.
