5.2 Menentukan Tema Setiap Quarter
Setelah portfolio tahunan dipecah menjadi empat quarter, pertanyaan berikutnya langsung muncul: inisiatif mana yang masuk ke quarter satu, mana yang ditunda ke quarter tiga, dan apakah urutannya bisa diubah? Beberapa tim menjawab pertanyaan ini dengan cara sederhana—mereka mengambil semua inisiatif yang paling mendesak, lalu sisanya didorong ke quarter berikutnya. Hasilnya, quarter pertama penuh dengan pekerjaan yang sifatnya reaktif, sementara quarter kedua dan ketiga menjadi tempat pembuangan inisiatif yang kurang jelas urgensinya.
Pendekatan seperti itu sebenarnya bisa diperbaiki. Setiap quarter tidak harus menjadi kumpulan inisiatif acak yang kebetulan masuk daftar prioritas. Quarter bisa memiliki tema—sebuah fokus yang membuat seluruh inisiatif di dalamnya bergerak ke arah yang sama. Tema ini yang membedakan antara tim yang sekadar menyelesaikan tugas dan tim yang membangun kemampuan secara bertahap.
Ada beberapa cara untuk menentukan tema quarter. Yang paling umum adalah berdasarkan outcome yang ingin dicapai. Misalnya, satu quarter difokuskan untuk menurunkan waktu respons layanan pelanggan dari dua jam menjadi tiga puluh menit. Semua inisiatif di quarter itu—baik yang menyentuh sistem, data, maupun proses—diarahkan untuk mencapai outcome tersebut. Inisiatif yang tidak mendukung tema ini ditunda atau digeser. Pendekatan ini membuat tim tidak mudah tergoda oleh ide-ide baru yang menarik tetapi tidak relevan dengan fokus quarter.
Dua pendekatan utama dalam menentukan tema quarter dapat digambarkan sebagai berikut.
Cara kedua adalah berdasarkan capability yang perlu dibangun. Ini sering terjadi ketika organisasi tahu bahwa mereka belum siap untuk langkah besar. Misalnya, sebelum bisa memanfaatkan AI untuk otomatisasi proses, tim perlu membangun basis pengetahuan yang terstruktur. Quarter pertama bisa bertema "membangun fondasi data dan knowledge", sementara quarter kedua baru bertema "memanfaatkan AI untuk operasional". AI leverage justru membuat pendekatan ini semakin masuk akal. Karena AI bisa mempercepat pembangunan basis pengetahuan—misalnya dengan merapikan dokumentasi yang berserakan, mengekstrak knowledge dari tiket lama, atau membuat ringkasan dari ribuan halaman prosedur—maka satu quarter yang tadinya terasa berat bisa menjadi lebih ringan. Tapi intinya tetap sama: tema capability-based membuat organisasi tidak melompat sebelum siap.
Cara ketiga adalah berdasarkan readiness. Tidak semua inisiatif bisa dimulai di quarter satu karena data belum siap, regulasi belum keluar, atau mitra eksternal belum bisa diajak kerja sama. Quarter bisa diisi dengan inisiatif-inisiatif yang readiness-nya sudah tinggi, sementara inisiatif yang masih menunggu ditempatkan di quarter berikutnya. Tema readiness ini sering terlihat di organisasi yang punya banyak dependency eksternal. Mereka tidak memaksakan diri memulai sesuatu yang belum matang, tetapi juga tidak diam menunggu—mereka mengisi quarter dengan inisiatif yang memang bisa dijalankan sekarang.
Cara keempat adalah berdasarkan mitigasi. Kadang ada risiko besar yang perlu ditangani lebih dulu sebelum organisasi bisa bergerak maju. Misalnya, keamanan data yang belum memadai atau kepatuhan terhadap regulasi yang baru. Quarter pertama bisa bertema "menutup celah kepatuhan dan keamanan" agar quarter berikutnya bisa bergerak lebih leluasa. Ini bukan tema yang glamor, tetapi sering menjadi prasyarat untuk inisiatif-inisiatif besar lainnya.
Yang menarik, AI leverage bisa mengubah tema quarter secara signifikan. Contoh yang paling jelas: jika sebelumnya tim merasa perlu satu quarter penuh untuk membangun basis pengetahuan sebelum memakai AI, sekarang dengan bantuan AI, basis pengetahuan bisa dibangun lebih cepat. Akibatnya, tema quarter pertama bisa diperluas—misalnya tidak hanya membangun basis pengetahuan, tetapi juga mulai mengintegrasikannya ke beberapa proses bisnis. Atau sebaliknya, tim bisa memutuskan untuk menggabungkan dua quarter menjadi satu karena AI mempercepat pekerjaan yang tadinya memakan waktu lama.
Tema quarter bukan sekadar label. Tema menjadi alat komunikasi ke seluruh organisasi tentang apa yang menjadi fokus saat ini. Ketika semua orang tahu bahwa quarter ini bertema "mempercepat respons pelanggan", maka setiap keputusan—mulai dari prioritas bug fix hingga alokasi resource—bisa diuji dengan satu pertanyaan sederhana: apakah ini membantu tema kita? Jika tidak, mungkin perlu ditunda.
Setelah tema setiap quarter ditentukan, langkah berikutnya adalah memecah setiap inisiatif besar menjadi stream yang lebih terkelola. Karena satu inisiatif sering tidak bisa dikerjakan sekaligus—ada bagian yang perlu dibangun, ada bagian yang perlu disiapkan operasionalnya.
